Lors du dernier Kokan Day, Aurélien nous a présenté l’atelier Reflect in team, issu des travaux Solution Focus de Mark McKergow and Jenny Clarke. Le principe ? En 30mn : présenter, détailler puis résoudre un problème complexe. Suivez le guide !
Les participants (de 4 à 10 personnes) sont assis en cercle. Parmi eux, un présentateur, qui expose un problème complexe qu’il souhaite résoudre. Le facilitateur reste extérieur, et déroule le processus en l’expliquant et le cadençant.
Phase 1 : Présentation
Le présentateur décrit en 4 mn la situation qu’il souhaite résoudre. Le facilitateur peut rappeler de partager tout élément permettant de comprendre et résoudre le problème. Il note également, de 1 à 10, sa capacité actuelle a répondre au problème (1 = je n’ai aucune idée comment je vais répondre à cela ; 10 = j’ai toute confiance et les idées pour traiter la situation)
Phase 2 : Clarification
Le reste de l’équipe pose, durant 10 mn, toute question permettant de mieux comprendre le contexte du problème et l’objectif du présentateur.
Le facilitateur s’assure que les questions sont de valeur et ne divergent pas vers une ébauche précoce de solution. Par ailleurs, n’hésitez pas à employer un bâton de parole au sein du cercle afin de distribuer le temps entre tous les participants.
Phase 3 : Encouragement
Durant cette phase et la prochaine, le présentateur tourne le dos à la salle afin de supprimer toute interaction entre lui et les participants.
Durant 2 mn, les participants vont échanger sur ce qu’ils ont détecté comme ressources et qualités chez le présentateur qui lui permettront de résoudre le problème évoqué. Il est permis de renchérir sur des compliments appropriés.
Phase 4 : Réflexion
Durant 10 mn, les membres du groupe vont tour à tour partager leurs réflexions et idées de solutions. Les réflexions peuvent s’enrichir l’une l’autre. Le présentateur reste silencieux mais interviendra s’il entend de manière répétée un malentendu ou un élément non productif.
La forme-type de cette partie est donc “Sur la base de tout ce qui s’est dit, je te conseille de …”
Phase 5 : Clôture
Enfin, le présentateur répond brièvement aux réflexions de l’équipe :
- Qu’est-ce qui lui a été le plus utile ?
- Qu’est-ce qu’il pense pouvoir appliquer ?
- Comment se situe-t-il désormais sur l’échelle évoquée au début de l’atelier ?
A qui est destiné cet atelier ?
Cet atelier est idéal dans le cadre d’une Communauté de pratique, Scrum of Scrums. Des chefs de projet, dev teams, Product Owners, ou même des cuisiniers peuvent l’employer ! Ils bénéficieront de la créativité de leurs pairs.
En somme, il bénéficie à toute équipe qui partage des problématiques communes et qui peut s’entraider au regard de leur expérience passée.
Mon ressenti + ultimes conseils
Pour être transparent, ce que raconte ma collègue lorsque la photo a été prise m’a paru totalement abstrait en premier lieu. Puis un déclic s’est propagé après 2 minutes, où nous sentions que chacun était déjà dans l’analyse et la préparation de questions, voire dans la formulation de solutions naïves.
Restez à l’écoute ! Sans jugement ni distraction, vous pouvez reformuler et synthétiser les propos du présentateur afin d’éprouver votre compréhension du contexte. De plus, poser des questions ouvertes et spécifiques permet d’approfondir le sujet et de valider vos hypothèses.
Enfin, n’hésitez pas à mettre le présentateur dos aux participants lors de la phase 3, mais cela permet de :
- Eviter toute interaction qui validerait ou invaliderait la proposition d’un des participant, ce qui introduirait un biais de confirmation influençant le reste de l’exercice
- Permettre au présentateur de se dédier entièrement à la prise de notes. En effet, en 10 minutes plus de 30 propositions ont été émises. De quoi nourrir la réflexion !
Aurélien tient à remercier Géry Derbier pour l’avoir initié à ces pratiques.
Jordan est Scrum master et Delivery manager. Attiré par la complexité et la facilitation, c’est naturellement qu’il s’oriente vers des missions en Big Data, puis en UX. Il est intervenu dans des contextes de transition agile et de passage à l’échelle.
A travers de multiples outils et ateliers, il pousse ses équipes vers l’excellence opérationnelle sans jamais renier la qualité de vie au travail. Ses passions ?
L’escalade, la littérature et les jeux de mots.
Publié le 9 janvier 2025
