Et vous, elle va comment votre gestion du temps ?

Vous imaginez votre chirurgien en train de préparer son panier pour le drive sur son portable, pendant qu’il vous opère en même temps que 3 autres patients ? Sympa la gestion du temps…

Non ? Pourtant c’est encore l’histoire non isolée que j’ai entendue hier d’un manager et qui gangrène de plus en plus notre efficacité quotidienne…Pendant la réunion hebdomadaire de l’équipe, cette personne a ouvertement indiqué être en train de faire son drive. Simon nous dirait : 

The culture of any organization is shaped by the worst behavior the leader is willing to tolerate.

Todd Whitaker

La gestion du temps professionnel aujourd’hui

Le quotidien professionnel aujourd’hui, c’est bien souvent : 

• Plusieurs réunions en parallèle alors que notre p@#*€% d’agenda Outlook dit bien que nous ne sommes pas disponible ! 
• Ce même agenda Outlook qui montre à nos managers que nous sommes “occupés” mais travaillons-nous vraiment ?
• Une charge mentale pro/perso qui fait que nous faisons tout, sauf suivre la fameuse réunion dans laquelle nous sommes (les fameux silences en réunion, les “pardon, je n’ai pas entendu”, la webcam éteinte plus pratique pour faire autre chose…)
• Des réunions qui ne démarrent pas tant que l’organisateur n’est pas là parce qu’au final PERSONNE ne sait pourquoi il est là..
• Des interruptions de réunions pour un livreur qui passe, un enfant à aller chercher à l’école ou un ado qui débarque pour demander quand est-ce que vous libérer la bande passante (oui, je n’ai pas la fibre chez moi…)

Evidemment, ceci entraînant cela…Nous constatons tous l’impact du pro sur le perso et vice et versa. Et tout le monde fait semblant que ce n’est pas gênant parce que tout le monde le fait (en profite ?) ! Le coup du Drive cette semaine m’a achevé je crois 😅 

Reprendre le contrôle de son temps

Je sais bien ce que vous allez me dire sur votre organisation pro : 

• Je n’ai pas le temps
• Tout est urgent (donc… rien ne l’est en fait ?) 
• Faut que je sois au courant de ce qui se passe, je ne peux pas refuser une réunion !
• Si on m’invite, c’est que je dois y aller !

J’entends ces phrases tous les jours, et je me rends compte que je commence aussi à tomber dans ces syndromes…En voulant être multi-tâches, nous finissons tous par manquer d’efficacité et surtout nous épuiser alors…que faisons-nous ?

Optimiser les temps de réunions

Rien de révolutionnaire vous allez le constater, mais le faites-vous ? 🤐

• Je décline poliment chaque invitation sans objectif clair. Je ne fais pas que décliner évidemment, je demande à l’organisateur en quoi ma présence est nécessaire et dans quel but. Cela fait bizarre aux organisateurs au début ET ils comprennent aussi rapidement pourquoi je les challenge là-dessus. Sans objectif, on refait souvent le match plusieurs fois.
• De même, notre présence est parfois facultative, dans le sens où la liste des invités est rarement “réfléchie”. Demandez l’objectif de la réunion pour savoir si notre présence est nécessaire puis choisir / prioriser / déléguer / reprogrammer / voire décliner l’invitation ! 
• Challengez également la durée de la réunion. Vous savez, la fameuse loi qui dit que tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible…
• Synthétisez en fin de réunion les actions à mener, pour quand et par qui est souvent très utile 😇
• Et puis, si vraiment vous avez du boulot et des urgences, terminez cette réunion avant la fin du créneau quand vous avez traité le sujet !!! Evidemment, quand il n’y a pas d’objectif, on peut rester longtemps comme ça à papoter (en plus, j’adore ça, mais bon…pas tout le temps quand même !)

Lors de mes accompagnements, je commence de plus en plus souvent par décortiquer le planning d’une personne (ou de l’équipe) pour découvrir avec elle qu’il est possible d’y retrouver du temps, donc de la sérénité, donc de l’efficacité ! 

• Quelle réunion
• Quel objectif
• Quel fréquence
• Avec qui
• Quelle préparation nécessaire
• Quel attendu

Rien que le fait de visualiser à plat ces informations fait flipper les équipes. Ahhh le pouvoir du management visuel 🥰 !

Et si vous voulez avoir des réunions efficaces, je vous invite à lire l’article de Simon à ce propos !

Prioriser

Depuis plusieurs années, je réponds systématiquement que c’est une question de priorités à ceux qui me disent “je n’ai pas le temps”. Alors oui, il faut prioriser si nous voulons avoir une bonne gestion du temps.
Il existe tellement de méthodes pour prioriser, je vous laisse écumer Linkedin ou le web pour ça 🤗.

La première chose que je fais faire à toute personne en panique sur sa bande passante : un tableau là aussi (à faire / en cours). Bizarrement, dans beaucoup de cas, nous nous sommes rendus compte qu’il y avait surtout de la charge mentale en lien avec la gestion du temps plus qu’un problème de bande passante. Et dans les autres cas, et bien, nous sommes passés à la phase de priorisation en effet.

Déléguer

Nous ne pouvons pas être au courant de tout, il faut apprendre à l’accepter. Nous ne pouvons pas physiquement faire 3 ou 4 réunions en même temps. Il faut apprendre à faire le deuil de cette omniscience / omniprésence et déléguer… facile hein ? 😉

Un peu comme la confiance au final !

Vous allez dire que je me répète mais là aussi, un peu de management visuel peut aider. Listez et identifiez où vous pouvez déléguer et à qui, comment vous continuez à être au courant des sujets que vous devez suivre sans être présent…

Besoin d’un outil pour cela ? Le Delegation Poker est appréciable pour travailler son tableau de délégation.

Limiter les interruptions

En écrivant, je suis en train de me dire que je vais me fabriquer un panneau “Pas dispo désolé” pour mettre à la porte de mon bureau à la maison. C’est festival du grand n’importe quoi certains mercredi quand mon ado n’a pas cours. Sa priorité doit devenir la mienne mais non en fait !

Pourquoi limiter les interruptions ? C’est la loi de Carlson qui nous l’explique :

• Un travail effectué en une seule fois prend moins de temps que si nous nous y reprenons à maintes fois,
• Nous sommes plus efficaces et notre travail sera de meilleure qualité si nous n’avons pas eu à nous (re)concentrer dessus 10 fois.

Facile à dire encore une fois mais concrètement, je fais quoi ?

• Eloignez les enfants et les chats 😉
• Coupez les notifications : je vous jure, c’est pas si compliqué à faire !
• Fermez votre boîte mail et décidez de l’ouvrir x fois par jour (à vous de déterminer le x)
• Observez sur quelques jours la nature des interruptions, notez-les et soyez imaginatif pour trouver vos propres solutions !

Et vous, c’est quoi votre tips pour améliorer la gestion de votre temps et donc votre efficacité au quotidien ?

En tout cas, le premier pas, c’est clairement de s’y coller car je vous assure que rien ne changera en vous plaignant. Et si vous avez besoin d’un coup de pied main, faites-moi signe : promis, je ne lâche rien sur ce sujet et ça secoue 🫨

Céline

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