Le gaspillage version lean : une approche pour le Scrum Master

Difficile de passer à côté du Lean Thinking de nos jours, cette approche de gestion inspirée par le système de production de Toyota. Elle vise à maximiser la valeur tout en minimisant le gaspillage. Tiens, tiens, un sujet qui pourrait donc bien intéresser nos Scrum Masters d’élite.

Le Lean Thinking en 3 phrases

1. Le système de production de Toyota est à l’origine du Lean Thinking. Divers secteurs et industries l’appliquent aujourd’hui.
2. Cette “philosophie” repose sur des principes clés tels que la création de valeur continue, l’amélioration constante et l’implication de tous les membres de l’organisation.
3. Elle cherche à optimiser les processus et à éliminer les activités superflues.

Evidemment, vous trouverez des tonnes et des tonnes d’articles sur ce sujet, nous vous laissons fouiner le web pour cela…Prenez garde, vous pourriez y passer des heures !

Ici, nous allons nous concentrer sur la partie gaspillage. Notre idée est de définir une première liste non exhaustive des gaspillages les plus récurrents qu’un Scrum Master pourrait utiliser pour permettre à l’équipe de gagner en efficacité opérationnelle.

Les 7 types de gaspillage dans le Lean

Les gaspillages ont des répercussions financières que nous cherchons tous à minimiser. Ils affectent la qualité de nos produits et donc la satisfaction des clients. Autant dire qu’un Scrum master d’élite ne doit pas laisser passer cela !

Voyons rapidement les 7 + 1 types de gaspillages identifiés dans la philosophie Lean et dans son monde d’origine, l’industrie.

1. Défauts : La production de produits défectueux nécessite des corrections ultérieures qui ont un coût.
2. Surproduction : Produire plus que nécessaire crée du stock.
3. Transport : Les transports de produits ou d’informations sans valeur ajoutée sont une source de gaspillage
4. Attente : Tout retard dans le processus entraîne une attente, qui est un gaspillage.
5. Stock : Il existe des risques d’obsolescence à avoir trop de stocks.
6. Mouvements inutiles : Tout mouvement qui ne contribue pas directement à la valeur est considéré comme du gaspillage.
7. Processus excessif : on peut citer toutes les actions qui ne sont pas requises pour satisfaire le client, ou pour servir l’objectif final.
8. Potentiel humain non exploité : quand les capacités des employés sont gaspillées en leur fixant des rôles trop spécifiques.

Quel lien avec l’agilité ?

Côté Scrum, il est rapide de faire le lien quand on connait le guide :

Scrum is founded on empiricism and lean thinking. Empiricism asserts that knowledge comes from experience and making decisions based on what is observed. Lean thinking reduces waste and focuses on the essentials.

Extrait du Guide Scrum

Quels type de gaspillage du côté des produits IT ?

Et si un Scrum master reprenait les gaspillages identifiés par le lean pour l’appliquer aux développements de produit IT, quelles pistes de travail cela pourrait-il lui donner ?

Défauts

La perfection n’était malheureusement pas de ce monde, le scrum master peut travailler sur les pistes suivantes en terme de défauts :

• Comment sont gérés les contrôles sur toute la chaîne de production ?
• Les normes de codages mises en place au sein de l’équipe sont-elles efficaces et suffisantes ?
• Le recettage est-il suffisamment étendu ?
• Une stratégie autour des tests unitaires est-elle en place ?
• L’équipe prend-elle connaissance régulièrement des retours des utilisateurs via les différents canaux mis en place ?

Surproduction

Produire plus que nécessaire, ça n’arrive pas dans l’IT… Si ?

• Votre produit a-t-il des fonctionnalités qui ne sont jamais utilisées ? Elles génèrent de la dette technique et parfois de la maintenance.
• Développez-vous des fonctionnalités non demandées ?
• Avez-vous un backlog avec des User Stories hyper bien décrites qui n’ont pas été traitées dans un sprint depuis leur création il y a 8 mois ?
• Disposez-vous d’environnement surdimensionné ?
• Avez-vous optimisé l’utilisation de vos bases de données ?

Transport

Côté Produit IT, on ne voit pas forcément bien le lien avec les transports directement. Mais, en grattant, notre scrum master aura quelques idées en réfléchissant aux déplacements inutiles d’informations ou de ressources.

• Avez-vous toujours le matériel nécessaire au bon endroit au bon moment ? (manque de chaise dans une salle de réunion, un PC de test à récupérer dans l’armoire fermée à triple tour dont on ne sait plus qui a la clé…)
• Comment qualifier vos canaux de communication interne à l’équipe ? Et avec d’autres experts ou équipes dont votre produit à besoin ? Est-ce qu’il arrive à l’équipe de jouer au téléphone arabe avec les informations ?
• Quand vous cherchez une information, savez-vous où la retrouver parmi les différents outils que l’équipe utilise ?
• Anticipez-vous suffisamment les dépendances avec d’autres équipes pour éviter de devoir vous synchroniser à de multiples reprises ?
• A quelle fréquence changez-vous de contexte ?

Attente

Dans notre contexte IT, cette notion est plus facile à identifier :

• Quelle est la durée d’attente pour valider les développements terminés avant que ceux-ci puissent être livrés aux utilisateurs finaux ?
• Avez-vous des dépendances fortes avec des équipes qui entrainent de l’attente de votre part ?
• Comment se passe la transmission d’informations dans l’équipe lors d’une prise de décision interne ou impactant le produit ?
• Combien de temps se passe-t-il entre la livraison d’une fonctionnalité et la collecte de feedbacks des utilisateurs ?
• Quel est le délai moyen pour corriger un incident ?

Stock

Certains stocks sont clairement à réduire au maximum :

• Votre backlog a-t-il besoin d’être épuré (items spécifiés non priorisées, idées présentes depuis plusieurs mois au cas où…)?
• Quel est votre stock d’incidents non résolus ? (Je vous invite à prendre connaissance de cet article qui vous donne une idée sur comment le réduire drastiquement !)
• Avez-vous des versions non déployées ?
• Votre documentation est-elle à jour et utile ?
• Avez-vous des tests obsolètes ?

Mouvements inutiles

L’idée ici est d’identifier des actions réalisées qui n’apportent pas ou ne favorisent pas la création de valeur pour le produit :

• A quelle fréquence les priorités changent-elles ?
• A quelle fréquence les équipiers doivent-ils participer à des réunions ?
• Les outils de développements utilisés sont-ils suffisamment connectés ? Idem pour les outils de communication
• Les tâches répétitives peuvent-elles être automatisées ?

Processus excessif

Chaque processus existant peut être soumis à un examen sur son utilisé et son usage. Cela peut concerner :

• les normes de codages
• la chaîne d’approbation, de vérification et de validation
• la planification
• la documentation
• les tests
• la phase de livraison…

Potentiel humain non exploité

L’idée ici est de chercher à optimiser les compétences, les idées et les capacités des équipiers pour contribuer à la création de valeur :

• Le système de délégation est-il optimisé ?
• Les prises de décisions sont-elles faites en incluant les bonnes personnes au bon moment ?
• La sécurité psychologique est-elle suffisante au sein de l’équipe pour accueillir les idées ?
• Avez-vous une grille des compétences de votre équipe ?
• La formation est-elle un élément clé de votre produit ?

3 solutions pour éviter le gaspillage selon le lean

Le Lean Thinking propose une vision simple pour minimiser les gaspillages :

1. Juste-à-Temps (Just-In-Time) : Produire uniquement ce dont le client a besoin, réduisant ainsi les stocks inutiles.
2. Jidoka (Production sans Défaut) : Détecter et résoudre les problèmes dès leur apparition pour éviter la production de produits défectueux.
3. Kaizen (Amélioration Continue) : Encourager tous les membres de l’organisation à identifier et à résoudre les problèmes de manière continue.

J’espère que le dernier vous parle 😅 !

Alors, comme vous le savez sans doute déjà, simple à lire et à comprendre va rarement de pair avec simple à mettre en place. Remontons-nous les manches !

Si vous cherchez à améliorer l’efficacité de votre équipe ou votre efficacité personnelle, la qualité de vos produits et donc la satisfaction de vos clients / utilisateurs finaux, le lean thinking semble avoir quelques réponses plutôt bien pensées !

Êtes-vous prêt à vous engager envers une culture d’amélioration continue et de création de valeur ? Si vous êtes agile dans l’âme, la question se pose à peine 🤗

N’hésitez pas à me faire parvenir vos idées de gaspillages pour enrichir cet article !