Pourquoi nous avons créé le Transition Canvas ?

By failing to prepare, you are preparing to fail

Benjamin Franklin

Des situations si singulières

« Je serai en vacances ce lundi, je vous donne rendez-vous dans 3 semaines », « Je vais bientôt être en congés maternité, il faut qu’on s’organise », dans le conseil «ma mission s’arrête demain, je vous souhaite bonne continuation » ou encore « j’ai été promue, je change de direction, n’hésitez pas à me contacter ». Voilà une somme de situations avec lesquelles vous avez dû être confrontées… Comme dirait une bonne amie qui se reconnaîtra “Bon chance !”

Je me rappelle une phrase qu’Emilie Esposito m’avait partagée à un Printemps Agile à Caen il y a 10 ans. Je travaillais alors sur les dynamiques d’équipe (bien avant les Team Topologies que je ne peux que vous encourager à lire). Emilie m’a dit à l’époque « si tu ajoutes ou tu retires un membre d’une équipe, ce n’est plus la même équipe ». C’est tellement vrai ! Quand la personne part de manière temporaire ou définitive, elle part toujours avec de la connaissance qu’on le veuille ou non.

La gestion de la connaissance

En tant que coach, je suis surpris que cette gestion de la connaissance ne soit pas une priorité pour le management. J’ai constaté souvent que la gestion d’un départ, d’une absence se faisait toujours au dernier moment.

La musique que j’entends souvent “je crois en la résilience de l’équipe”.

Résilience, nom féminin, Aptitude d’un individu à se construire et à vivre de manière satisfaisante en dépit de circonstances traumatiques.

Source: Larousse

Pourquoi pas… Un concept super important que l’on vient placer sur un vide de leadership. Je pense surtout qu’on ne l’a pas anticipé. Dans ma projection d’un management moderne, le développement personnel des membres managés est au cœur des préoccupations du manager. Quand une personne part… on l’anticipe

« Personne n’est irremplaçable ! ».

Source: des managers 1.0

C’est dur et malsain. Je m’étonne tout de même de l’emphase qui est mis sur l’onboarding des nouveaux salariés par beaucoup d’organisation. L’outboarding est lui rarement valorisé et de mon point de vue c’est très dommage. On y perd énormément.

Je me rappelle dans une vie précédente une discussion avec Jérémie Benazra, un coach exceptionnel français basé en Australie. Après une expérience traumatisante d’outboarding, il avait créé un « outboarding appreciative » (Basé sur l’Appreciative Inquiries, si vous ne connaissez pas, on est dans le positif et l’apprentissage).

Le Pivot

Un jour, c’est mon tour de partir. Je suis manager d’une belle équipe de coach à Singapour. Dans quelques mois, je rentre en France et je rejoins KoKan. J’ai beaucoup investi sur cette équipe, elle va me manquer. Avec l’aide de mon manager Vincent, on a identifié la pépite qui va me remplacer. Il est dans mon équipe, ca tombe bien. C’est la que je pose les bases du Transition Canvas quelques mois plus tard au contact de mes nouveaux collègues chez KoKan.

Mon objectif : partir tranquille et faire en sorte que l’équipe ne subisse en rien mon départ.

Je commence par lister toutes les tâches que je réalise au quotidien. Je liste toutes les réunions et les documents sur lesquels je travaille. Nous échangeons avec Sam pour convenir d’une date où il prendra le relai de mon rôle. Ensuite, nous listons toutes les actions que nous devons faire pour qu’il puisse prendre sereinement les rennes. Puis, nous les visualisons (on ne se refait pas).

A un mois de mon départ (attention à l’égo), Sam pilote l’équipe. Il a un autre style et c’est normal. La transition a été douce pour l’équipe. Je suis parti sereinement.

Le Canvas

Je suis un utilisateur de Canvas. Ils m’apportent un cadre de conversation par la visualisation. Ils me permettent de garder le focus et de valider mes hypothèses. Mes préférés sont le Business Model Canvas, le Value Proposition Canvas. Nous en avons créé d’autres chez KoKan, je vous invite à relire l’article d’Aurélien et Céline sur l’Improvement Card.

A mon arrivée chez KoKan, nous avons échangé et décidé de créer ce canvas. Vous allez y retrouver tous les espaces que j’avais identifiées pour permettre à Sam de me remplacer sans impact pour cette magnifique équipe. Nous avons aussi décider le mettre sous licence CC (Creative Common) pour permettre à tous de l’utiliser.

Comment remplir de Canvas ?

• Nous vous invitons à coller le Canvas dans votre meilleur outil de post it digital (Klaxoon, Miro, Mural, Whiteboard, iObeya, …). N’oubliez pas de le locker.
• Documenter qui est qui ? la partie du « Présent » et celle du « Futur » si elle est connue.
• Documenter ce qui est fait : les tâches, les réunions et les documents de travail
• Organiser un point avec le décideur et présenter le Présent, challenger la pertinence de certains éléments de l’existant.
• Si la personne ou les personnes ou l’entité « Futur », il faut organiser un point avec eux rapidement pour identifier
  • la date de transition
  • les événements de synchronisation
  • les tâches de transfert de connaissance
• On peut alors utiliser les Kanban board proposé dans le canvas pour assurer le flux de connaissance
• Savoir disparaître sereinement

Quels bénéfices ?

1. La personne ou l’entité qui part se sent valorisé. On ne rend pas toujours compte de tout ce que l’on fait
2. L’entité ou la personne ou les personnes ont le sentiment de ne pas subir et d’avoir un rythme soutenable
3. La personne qui part (congés, département, autre vie) est rarement recontactée sur des sujets de fond. Se revoir et entretenir le réseau avec un restaurant ou un verre ne fait pas partie de ce scope
4. L’organisation est perçue comme pro active et non plus comme réactive. Cela créé une dynamique extrêmement constructive.

Le transition canvas peut servir dans les situations suivantes

• ROTATION DE Scrum Master, de Product Owner, de Développeurs
• Onboarding d’un nouveau membre de l’équipe (SM, PO ou Dev)
• Fusion d’une équipe
• Séparation ou restructuration d’équipes
• Mise en place d’une nouvelle méthode ou framework
• Départ pour les congés d’été, les congés maternités et parternités

Le transition canvas peut servir au niveau de l’équipe aussi

J’ai proposé dernièrement à une organisation que j’ai accompagné d’utiliser le Transition Canvas au niveau de deux équipes. Un première équipe à travailler suite à un challenge d’Innovation sur un produit. Une seconde équipe a été identifiée pour lancer un projet en vue de la mise en production à grande échelle de ce produit.

Le transition canvas permet dans cette situation une transition douce, une valorisation de l’existant et une réussite plus rapide de la nouvelle équipe identifiée.

Une dernière histoire pour la fin

J’accompagne depuis déjà un moment une femme exceptionnelle (elle se reconnaîtra). Elle vient dde nous annoncer un futur heureux événement. Quel bonheur ! La vie quoi ? Le départ d’un.e leader inspirant.e même de manière temporaire est toujours une inquiétude pour une organisation. Le management lui a demandé de travailler sur cette pause à venir considérant à priori que son équipe actuelle porterait aisément la charge de son travail.

Je lui ai alors parlé de ce Transition Canvas. Elle l’a utilisé et a pu avoir de belles conversations avec son management. Elle va bientôt partir et semble sereine. Le management aussi. Plusieurs acteurs seront impliqués dans cette transition temporaire. En cadeau, j’ai pu constater la fierté qu’elle a pu avoir en constatant tout ce qu’elle faisait.

Simon

Simon est coach agile, facilitateur et associé chez KoKan. Après quelques années passées en Asie, il a retrouvé avec sa tribu la Bretagne.

Cette expérience de manager d’une équipe diverses lui a permis de mieux comprendre la complexité d’une organisation et du positionnement des leaders. Aujourd’hui coach et entrepreneur, il danse avec le changement pour faire grandir son organisation, ses clients et ses équipes.

Il est tombé dans l’agilité il y a une dizaine années après une brève carrière de développeur. Il s’intéresse aux dynamiques d’organisation, à la gestion de produit et à la facilitation.